社名
株式会社サンキュウ・ウィズ（山九グループ）
業務内容 (一部)
山九グループの障がい者雇用の推進及び、人事・総務関連業務のサポート、カフェ運用業務 等
利用用途
稟議・購買申請、経費申請、社員情報管理、議事録管理、帳票出力 等
左から順に事業開発部 設樂様、業務部 川瀬様
紙とハンコの文化から脱却。承認の往復は3日から5分に。「誰がやっても同じ結果になる」仕組みをkintoneで実現。
背景と課題
株式会社サンキュウ・ウィズは、山九グループの障がい者雇用を推進する特例子会社で、ビル内での清掃やメール集配、社内カフェ、グループ内で使用するPCの初期設定やデータ消去などを実施。障がいがあるスタッフが特性に適した業務で山九グループに貢献している。
社内で長年抱えていたのは、「根強い紙文化からデジタルへ移行する」という課題だった。様々な申請業務では、紙に出力し、捺印して回覧する運用が定着していた。また、紙の資料を確認するために、都度保管場所に移動する必要があった。さらに、出張や外出が入った場合、書類の作成・確認のため、帰社後に対応するケースも生じていた。
一方、ファイル管理においても保存先等のルールが統一されておらず、個別修正を繰り返すうちに版がずれる「先祖返り」が日常的に発生していた。
kintone導入のきっかけ
コロナ禍により在宅勤務が増え、情報管理の課題が一気に顕在化する中、親会社のIT企画部門が発信したkintone特集のニュースレターを目にしたことがkintone導入検討のきっかけとなった。
また、同時期に入社した中途社員による外部視点も後押しとなり、kintone導入が決定した。
数社比較の末に選んだ、“伴走”のミューチュアル・グロース
kintone導入の目的は、社内情報集約と見える化、及び拠点間での情報格差の解消とした。開発にあたっては最初から完成形を目指さず、運用しながら柔軟に拡張できる仕組みを重視した。
サイボウズ社に相談した結果、パートナー会社を複数社紹介いただいたが、工程・構成がパッケージ化された提案は要件変更のたびに追加費用が発生する点がネックとなり除外。また、オンラインでの打合せのみで、それ以外の対応では追加の費用がかかる提案も除外した。
最終的に選定したのが、株式会社ミューチュアル・グロース（以下MG）が提供する月額課金型業務改善支援サービス「Strution」。決め手となったのは、対面での打合せにも対応できることに加え、業務改善を見据えたアプリ開発を提案し、利用者の要望に応じて柔軟な提案・対応が可能であったこと。
また、「社内でITエンジニアを1人採用する場合、労務費及び社会保険料等のコストが必要となるが、Strutionなら月額定額でIT担当者を採用するのと同等の価値がある」という一言も心に響いた。
お客様に伴走しながら業務改善を支援する「Strution（ストリューション）」
小さく始めて、自分たちが使えるアプリから展開
2024年4月からプロジェクトを開始した。
「自分たちが使えるアプリでなければ、費用を払っただけになってしまう」との考えから、まず取り組んだのは、業務部の一部部署から利用頻度の高い「社員情報・社員記録」アプリの作成であった。
さらに、「物品購入申請」「稟議書」「経費等使用伺書」「広告宣伝費伺書」など、全部署で利用頻度の高い申請・承認業務に展開していった。
しかしながら、アプリの利用開始当初は「紙の方が楽ではないか」という声も根強く、日常的に使う担当者の理解と利用定着が難しかったと振り返る。kintoneの使い方も含め研修を開催して、徐々に理解と定着を図った。
承認の往復が3日から5分に。kintoneだけで申請処理が完結。
紙運用時の申請・承認は、作成者→課長→部長→社長と複数の捺印が必要であり、郵送等を伴う場合は3日以上を要していたが、kintoneでの申請・承認は早いケースで約5分にまで縮まった。
過去レコードを複製できるようになったことで、Excelをゼロから作成する心理的な負担や、誤入力・ファイル管理ミスのリスクも軽減されている。
出張先や別拠点からでも簡単に申請・承認ができるようになり、決裁待ちによる業務の停滞も解消された。タスクが可視化されたことで確認漏れや遅延も防ぎやすくなり、休暇中の上長の机に置かれる紙の減少につながった。
「誰がやっても同じ結果になる」仕組みを、これからも
今後は、カフェ運用業務での受発注業務や、契約書の電子管理など、さらなる活用を計画している。単なるシステム構築にとどまらず、誰がやっても同じ結果が出る仕組みを作ることが、多様な社員が働きやすい環境や意識改革につながると考えている。
MGの伴走について、「初心者にも分かりやすく丁寧にレクチャーしてくれる。要望をうまく汲み取って整理し、対応も早い」と高く評価いただいている。「紙文化からデジタルへ移行することに課題を感じている企業にこそ、kintone導入と合わせてStrutionを試してみてほしい」とメッセージをいただいた。
MGは今後も株式会社サンキュウ・ウィズ様のビジネス成長につながるよう、Strutionで支援していきたい。