社名
株式会社東京ドーム 興行企画部
業務内容 (一部)
自社興行イベント(「ふるさと祭り東 京」「東京国際キルトフェスティバル」 「テーブルウェア・フェスティバル」 「世界らん展」)主催、企画運営
利用用途自
社興行イベントの申込受付、出展者管理
興行企画部 イベント事業第一グループ課長代理望月秀吉様
イベント出展申込・申請は基本的に紙運用。自社興行イベント開催は同じ時期に集中。 開催前後を含め、残業時間が大きな問題
背景と課題
自社興行イベントへの出展(出店)を希望される法人、団体、個人(以降、出展者)は、東京ドームに対して出展申込を行う。また、出展に伴い、各種書類の提出、申請も必要。これまで申込や申請は、メールや紙媒体の郵送で行っており、出展者からの問い合わせ窓口や連絡手段も基本的にメール、FAX、電話。東京ドーム内の会場使用等の兼ね合いより、運営上、自社興行の4イベントは毎年1月から2月にかけて集中する。このため、各イベント開催中もさることながら、イベント申込や出展申請の対応、イベント開催後の手続き等もほぼ同時期に集中し、数ヶ月にわたり、おのずと残業時間が増えてしまう状況であった。
4イベント合計で約100 万人来場(写真はふるさと祭り東京 2019 の写真)
kintoneとの出会い
業務改善が急務の中、様々なツールを探していたときにkintoneの広告が望月様の目に入った。調べてみたところ、タイミング良く、CybozuDays2018が直近で開催されることを知った。会場に足を運び、様々なセッションを聴講。さっそくサイボウズに問い合わせをして、自分たちの課題を伝えたところ、kintoneで業務改善ができそうだと思った。まず「30日間無料お試し」で実際にkintoneを使ってみて、使い方次第では自分たちが抱えている複数の課題に対応できそうだと感じたため、kintone導入を決定。
ミューチュアル・グロースとの出会い
自分たちが抱えていた課題を解決するためにkintoneを導入したが、一番の課題である「出展者管理」の問題を解決するには、kintoneの基本機能だけではなくプラグインやカスタマイズなどによるシステムの設計が必要だと感じた。限られた時間の中で内製のみでは対応できないと判断し、サイボウズに相談。複数のパートナー企業を紹介してもらったが、一緒に業務改善を検討しながらアプリ構築を行うという提案が自分たちのやり方に合っていると感じ、ミューチュアル・グロースへ依頼することを決めた。
kintoneで全部できなくてもいい！ 意識的に一部アナログ運用を残す事で生まれたkintoneとの柔軟な関係性
kintoneを利用するにあたって
社員全員がkintone初心者。初心者でも簡単に使えるものを目指す方針で、まずは、極力カスタマイズをせず、kintoneの基本機能やプラグインでアプリを作成することに決定。それでもできないところを運用でカバーするのか、やり方自体を変えてkintoneでどう実現するのかをミューチュアル・グロースと一緒に考えた。どうしてもkintoneでの実現が難しそうな場合は、従来どおりの紙媒体の申込を残す選択も。また、出展者にも負担が無いように、従来どおりの申込・申請を希望される出展者には、メールやFAXによる申込・申請を行っていただける運用も残した。無理やり全てをシステム化しないこと、できるところからの改善を進めることで、スピーディーにkintoneを使った実運用を開始できたと思っている。
これからも継続してkintoneで業務改善
ミューチュアル・グロースと共にシステム構築が出来た経験は大きい。今では自分たちでkintoneアプリの作成やプラグインの設定を行って、運用することができている。何かわからないことや相談に乗って欲しいことがあれば、気軽に連絡。自分たちの方針を理解した上でアドバイスをくれるミューチュアル・グロースは心強い存在。2020年kintonehiveに参加したことは社内でも大きな反響になり、今後、別部署へのkintone展開も予定している。これからも業務改善を継続していく中で、kintoneをうまく活用できたらと思っている。
ミューチュアル・グロースは今後も株式会社東京ドーム様のビジネス成長につながるよう支援していきたい。
ふるさと祭り東京実行委員会事務局の皆さん