ECサイト管理システムに連携する注文情報や発注依頼、発送情報などのCSV形式のデータはExcelでマクロを駆使して作成していた。また、店舗からの商品情報はeメール経由でExcelで受領していた。運用していくうちに、二重取込などのヒューマンエラーのほか、受領ファイルの破損・入力値不正などの連絡対応やExcel読取パスワードの付与/解除作業などの授受自体に多くの時間を要する、Excelマクロが作成者でないと修正できない、一連のフローが可視化されていないために請求書未着に気づかず支払しそびれてしまった、などの課題が生じてきた。2019年にEC推進担当課長補佐として異動された矢島様は、担当者から「苦しい」、「楽しくない」という社員の声を聞くも、今の運用では課題解消の根本的な解決に至らないと考え、なんらかのシステム化が必要と考えた。

サイトオープンから間がなく、スクラッチ開発を発注できるような大きな投資の認可が見込まれない状況下で、矢島様は「業務改善」「システム」をキーワードに検索。その中に他部署のkintone事例を見つける。さっそく該当部署にヒアリングした結果、受発注業務をkintoneで運用できそうだと考えた。並行して汎用的な受発注システムをお試し利用してみるも、汎用性が乏しく挫折。他を探す時間的な余裕はなかったことから、kintoneで進めることを決意。しかし、kintoneをまったく知らなかったため正直不安ではあったという。

導入の効果についてこう語る。「まず、登録ミスがゼロに近くなり、データの信頼性、品質が大きく向上した。また、 kintone でデータが管理されているため、入金漏れの2重チェックがほぼ不要になった。おかげで作業的にも精神的にも負担が軽減された。さらに、発注書作成にかかる時間 が従来の3分の1まで大幅に削減できた。順調に EC サイトの受注数は伸びているが、 作業負担が増える事なく対応が出来ている事に驚きを感じている。」(矢島様)「大変だった受注状況のチェックが楽になった。」(萩原様)「kintone の利便性を日々感じている。自分たちでも開発ができて面白い。」(須田様) チームの働き方が大きく変わり、削減できた時間を販売戦略立案など本質的な業務に 傾けられる様になったという。